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martes, 5 de septiembre de 2017

Las ventajas de mover el email a la nube

email en la nube
Todo el mundo tiene más o menos claro que mover el centro de datos de una empresa a la nube tiene ciertos beneficios. En este artículo no pretendo escribir sobre dichos beneficios en su globalidad, sino exclusivamente sobre los beneficios y ventajas que puede implicar mover el email a la nube. La elección del servicio email para este artículo ha sido fruto de la meditación y no de la aleatoriedad, ya que el email de una empresa es uno de los servicios de IT que tiene uno de los peores ratios en términos de recursos necesarios para gestionarlo frente al valor añadido que en realidad proporciona a la empresa.

Lo primero que debemos tener claro es que el email que cualquiera recibe en su Outlook desde un servidor Exchange, no es diferente de aquel email que se recibe desde cualquier otro servidor o cliente de email, incluidos los dispositivos móviles. En todos los casos se pueden recibir ficheros adjuntos, los abrimos, utilizamos mensajes en HTML, respondemos a los mensajes, los reenviamos y, en suma, hacemos prácticamente cualquier cosa que también es posible hacer utilizando una solución corporativa.

Criticidad del servicio de email en una empresa


Pero lo que no es menos cierto es que el servicio de email en una empresa es un servicio crítico, llegando incluso a superar dicha criticidad a la de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) de gestión empresarial, y es que en muchas empresa tener una caída del servidor de correo de tan solo un par de minutos puede llegar a ser intolerable. Para gestionar la criticidad del servicio de email se necesitan equipos especiales realmente caros con alta tolerancia a fallos. En una empresa no es posible dejar que la gestión del email recaiga simplemente sobre un par de servidores redundantes, es necesario cuando menos una matriz de discos SAN con tolerancia a fallos o incluso quizás varios centros de datos distribuidos.

Coste de los sistemas redundantes de email


La inversión que requiere una arquitectura SAN es alta. El coste añadido viene dado por el precio de los servidores, el ancho de banda adicional y el personal de IT necesario que también deberá ser redundante (si un administrador del sistema no está disponible, deberá estarlo otro).

Coste del mantenimiento de la aplicación de email


Pero los costes no paran en este punto. Desde un punto de vista de operación, de igual forma que los sistemas operativos deben estar integrados y correctamente parcheados, las aplicaciones encargadas del servicio de email también deben estarlo. Las tareas de mantenimiento del email son críticas por sí mismas, los usuarios esperan que estén disponibles las 24 horas los 7 días de la semana.

Externalización del servicio de email


En este punto debemos también considerar que mover el servicio de email a un proveedor externo que proporcione sus servicios en la nube no elimina la criticidad del servicio, lo único que hacemos es poner dicho riesgo en manos del proveedor que estará obligado a cumplir con el SLA (Service Level Agreement) firmado. De manera que nuestro proveedor, para cumplir con este SLA y gestionar el riesgo, deberá realizar las inversiones necesarias para cumplir con el mismo, inversiones que, de una u otra forma, acabarán repercutiendo en el precio que tendremos que pagar.

También conviene remarcar que externalizar el servicio de email no evitará que debamos mantener cierto personal de IT que se encargue de mantener el email, pero ya no necesitará tanto tiempo. De hecho, el hecho de externalizar la gestión de servidores, sistemas operativos y el mantenimiento de la aplicación de email, actividades que en realidad no aportan ningún valor añadido a la empresa, permitirá que el personal pueda ofrecer realmente soporte en servicios que sí que tienen un valor añadido para el negocio, como pueden ser, por ejemplo, la introducción de un nuevo gestor de documentación o mejorar la personalización de la ERP.

Reasignación del personal de IT


El personal de IT suele ser gente con una alta capacidad analítica que puede aportar grandes ideas al negocio. Pero es que además de aportar dichas ideas, también puede implantarlas porque tiene conocimientos para ello. Las personas que antes se dedicaban a gestionar el email, podrán ahora ofrecer soluciones para mejorar los procesos de la compañía, incluso cuando todo parece que está funcionando correctamente.

Si tenéis cierta responsabilidad dentro de un grupo de IT, solo poneros a pensar las posibles mejoras de proceso que una buena mente analítica podría conseguir para vuestra empresa. Externalizar los servicios de email, liberando a los administradores de dicho servicio de las tareas mundanas que supone gestionar servidores y sistemas operativos, os permitirá reubicarlos en actividades que realmente aportarán un valor añadido a la empresa.

Al final lo que se consigue es mejorar la relación calidad/precio por empleado. Por lo tanto, externalizar los servicios de email puede traer cosas muy positivas a una empresa.

Beneficios financieros al mover el email a la nube


Tampoco hay que menospreciar el hecho de que mover el email a la nube traerá beneficios financieros. Por un lado no será necesario amortizar costosos sistemas SAN, ni caros servidores de email. Por otro nos liberaremos de diversos gastos variables, tales como tener que aumentar la capacidad de almacenamiento o de procesamiento de nuestros servidores cuando el negocio crezca.

En otras palabras, conoceremos desde un primer momento los gastos en que vamos a incurrir por utilizar el correo electrónico, ya que un nuevo usuario de email, implicará un coste de X euros anuales. Mientras que si nuestro servidor llega a un punto en que no soporta más usuarios, deberemos hacer una inversión de muchos miles de euros. Desde luego, en términos financieros, resulta mucho más práctico distribuir los gastos a lo largo del tiempo que tener que realizar un desembolso grande puntual. Esto es especialmente importante cuando una compañía esta escasa de caja o cuando el departamento de IT necesita reducir su presupuesto anual.

Por supuesto para que todo esto llegue a buen puerto, el director de IT debe estar de acuerdo con el resto de directores de la compañía. La reasignación trabajos dentro de un departamento, aunque sea dentro del propio departamento de IT, puede no ser muy bien comprendida por los propios trabajadores, y estos cambios deben ser claramente comunicados desde lo más alto del organigrama de la empresa. En otro caso podría ocurrir que los beneficios que puede generar una externalización del email, se vuelvan contra la propia empresa.

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